Privacy bij solliciteren

Wanneer je bij ons solliciteert of interesse toont in een functie, verwerken wij jouw persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk. In deze aanvulling op het privacy statement leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij hebt.

Deze aanvulling op het privacy statement is van toepassing op alle sollicitanten en kandidaten die deelnemen aan een wervings- of selectieprocedure bij Iv-Groep B.V. of één van haar dochtermaatschappijen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Tijdens het sollicitatieproces kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
  • Geboortedatum en eventueel geslacht
  • Curriculum vitae, motivatiebrief en referenties
  • Eventuele notities naar aanleiding van gesprekken of assessments
  • Correspondentie tussen jou en Iv
  • (Indien van toepassing) testresultaten of screeningsgegevens
  • Publiek beschikbare informatie (bijvoorbeeld LinkedIn-profiel)
  • Eventueel beeld- of geluidsmateriaal dat jij zelf aanlevert (zoals een sollicitatievideo)

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor het beoordelen van jouw geschiktheid voor een functie binnen Iv.

Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Het beoordelen van jouw sollicitatie en geschiktheid voor de functie;
  2. Het onderhouden van contact gedurende de sollicitatieprocedure;
  3. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld verificatie van identiteit bij indiensttreding);
  4. Het opbouwen van een kandidatenbestand voor toekomstige vacatures (alleen met jouw toestemming);
  5. Het verbeteren van onze werving- en selectieprocessen.

De verwerking vindt plaats op basis van:

  • de noodzaak voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst,
  • het gerechtvaardigd belang van Iv om geschikte medewerkers te werven, of
  • jouw toestemming, wanneer wij jouw gegevens langer willen bewaren.
Gebruik van AI technologie

Iv kan in onderdelen van het sollicitatieproces gebruikmaken van AI-ondersteunde technologie. Dit kan onder meer betrekking hebben op:
• het analyseren van vacatureteksten of sollicitatiebrieven;
• het ondersteunen van matching tussen profielen en vacatures;
• het verzamelen van statistieken over het wervingsproces;
• of het aanbieden van digitale assessments.

De inzet van AI is uitsluitend bedoeld om onze recruiters te ondersteunen in hun besluitvorming. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen die rechtsgevolgen voor jou hebben of jou in aanmerkelijke mate treffen zonder menselijke tussenkomst. De uiteindelijke beoordeling en besluitvorming vindt altijd plaats door een medewerker van Iv.

Persoonsgegevens die via AI-tools worden verwerkt, worden beveiligd opgeslagen en alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Iv werkt uitsluitend samen met leveranciers die voldoen aan de AVG en die adequate technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen hebben getroffen.

Wil je weten hoe deze AI-toepassingen precies werken of bezwaar maken tegen het gebruik ervan in jouw procedure? Neem dan contact op via [email protected].

Hoe verkrijgen wij jouw gegevens?

Wij ontvangen jouw persoonsgegevens:

  • rechtstreeks van jou (bijv. via onze website of per e-mail);
  • via een door jou ingeschakelde intermediair of recruiter;
  • via openbare bronnen (zoals LinkedIn) wanneer wij kandidaten actief benaderen (“sourcing”).

Wanneer wij jouw gegevens via een andere partij ontvangen, informeren wij je daarover bij het eerste contactmoment.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
  • Tijdens de sollicitatieprocedure: jouw gegevens worden verwerkt zolang de procedure loopt.
  • Na afronding van de procedure: jouw gegevens worden uiterlijk vier weken na afronding verwijderd, tenzij jij toestemming geeft om deze langer te bewaren.
  • Bij toestemming voor toekomstige vacatures: wij bewaren jouw gegevens maximaal één jaar na afloop van de procedure. Daarna verwijderen wij ze automatisch, tenzij je opnieuw toestemming geeft.
  • Bij indiensttreding: jouw sollicitatiedossier wordt onderdeel van jouw personeelsdossier.
Verstrekking aan derden

Jouw gegevens worden uitsluitend gedeeld met:

  • medewerkers van Iv die betrokken zijn bij het sollicitatieproces;
  • eventuele externe partijen die namens Iv een assessment of referentieonderzoek uitvoeren (alleen na voorafgaande kennisgeving);
  • IT-dienstverleners die onze systemen beheren (met een verwerkersovereenkomst).

Wij delen jouw gegevens niet met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij daar passende waarborgen voor zijn getroffen.